La lettre de mission doit être rédigée sur papier à en-tête et être adressée au service de presse de la CCNUCC. Elle doit être signée par un responsable autorisé (par exemple, l'éditeur, le rédacteur en chef des affectations ou le chef de bureau) de l'organisation médiatique qui demande l'accréditation. Les lettres ou les courriers électroniques non signés ne seront pas acceptés.
Les lettres de mission doivent préciser le type de couverture, d'événement ou de projet attribué, la période pour laquelle l'accréditation est requise, ainsi que le nom et la ou les fonctions professionnelles de la ou des personnes à affecter.
Si plusieurs personnes de la même entreprise ont besoin d'une accréditation, tous les noms peuvent être inclus dans une seule lettre ; toutefois, chaque candidat doit télécharger une copie de la lettre dans son profil.