Condiciones y procedimientos relativos a los eventos especiales y las exposiciones a realizarse durante las sesiones de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático.

• Sólo las Partes, las Naciones Unidas y los organismos conexos, o las organizaciones de observadores acreditadas podrán organizar los eventos especiales o las exposiciones
  
  
• Los eventos especiales o las exposiciones están destinadas únicamente a los participantes que asisten a las sesiones de la Conferencia de las Partes y/o los órganos subsidiarios de la Convención.
  
  
• La asignación de las salas y los espacios para los eventos especiales o las exposiciones se realizará según el orden en que se reciban y aprueben las solicitudes.
  
  
• Los formularios de inscripción para la celebración de eventos especiales o la organización de exposiciones deberán llegar a la Secretaría a más tardar seis semanas antes de la apertura de las sesiones. No se tomarán en consideración las solicitudes recibidas después de esa fecha.
  
  
• Se solicita a los organizadores que faciliten a la Secretaría un juego completo de los documentos que se distribuirán durante el evento especial o la exposición.
  
  
• Los organizadores y los presentadores deberán estar inscritos en una organización acreditada ante la Secretaría, de conformidad con los procedimientos que se detallan en la notificación relativa a las sesiones.
  
  

• El calendario de eventos especiales está ideado de manera de no entrar en conflicto con las exigencias del procedimiento de negociación de la CMNUCC. Se tendrá (tendrán) en cuenta la fecha (las fechas) propuesta (propuestas) por el organizador. Sin embargo, la Secretaría se reserva el derecho de modificar el calendario del evento o de cancelarlo, en aras del procedimiento de negociación.
  
  
• Podrá proporcionar los alimentos y/o bebidas que se servirán durante el evento epecial sólo la compañía encargada oficialmente del servicio de comida y bebida para las sesiones, tras consulta con la Secretaría. Los organizadores se encargarán de retirar de la sala los alimentos y las bebidas, quince minutos antes de la conclusión del tiempo asignado para el evento especial, para que la sala quede en condiciones adecuadas para celebrar otras reuniones.
  
  
• Durante las sesiones de los órganos subsidiarios, podrán incluirse en el calendario cuatro eventos especiales por día, en tanto que durante las sesiones de la Conferencia de las Partes podrá celebrarse un número mayor, según el lugar de celebración de la conferencia.
  
  
• Los eventos especiales podrán tener una duración de dos horas, como máximo.
  
  
• Las salas de reunión se proporcionarán sin costo alguno.
  
  
• Los retroproyectores, los proyectores de diapositivas y las pantallas se proporcionarán sin costo alguno, previa solicitud.
  
  
• Los demás servicios necesarios podrán contratarse mediante los proveedores de servicios aprobados por la Secretaría, que pondrá a disposición una lista de dichos proveedores de servicios
  
  

Exposiciones

• El número de exposiciones aprobado por la Secretaría dependerá del lugar de celebración de la conferencia.
  
  
• El lugar tipo asignado para las exposiciones es de dos metros de longitud, un metro y medio de anchura y dos metros de altura (2m. por 1,5 m. por 2 m.)
  
  
• Previa solicitud, podrán proporcionarse sin costo alguno elementos tales como una mesa, dos sillas y una toma de corriente.
  
  
• Los demás servicios necesarios podrán contratarse mediante los proveedores de servicios aprobados por la Secretaría, que pondrá a disposición una lista de dichos proveedores de servicios.
  
  
• Los organizadores se encargarán de montar, desarmar y retirar la exposición, incluidos los documentos, los folletos y el material impreso.
  
  
• Las exposiciones se realizan para informar a los participantes en las sesiones y no deberán utilizarse como oficinas.
  
  
• Las personas responsables de montar o desarmar las exposiciones (de no ser participantes en las sesiones) necesitan la autorización de la Secretaría para ingresar a los locales de las Naciones Unidas. Los nombres de esas personas, su día y hora de llegada, y los detalles relativos a sus medios de transporte deberán enviarse por telefacsímile a la Secretaría.